سيستم مديريت محتوا (cms) چيست ؟
نرمافزار مديريت محتوا يا Content Management System برنامهاي است كه بطور كامل از ايجاد، مديريت و بروزرساني يك وبسايت پشتيباني ميكند و تمام ابزارهاي مورد نياز براي مديريت يك سايت را دارا ميباشد. CMS چرخه زندگي يك صفحه وب را از ايجاد و بروزرساني تا انقراض آن در بر ميگيرد. CMS همچنين داراي قابليت مديريت ساختار سايت، شيوه نمايش صفحات و ارتباط آنها با منوها ميباشد.
در واقع طراح اوليه سايت يكبار سيستم CMS را طراحي ميكند و تعدادي قالب آماده براي صفحات طراحي كرده و آن را روي سايت شما نصب ميكند .و حال شما براحتي ميتوانيد صفحات ديگري را به آن كم يا اضافه يا ويرايش كنيد .
اگر بخواهيم ساده صحبت كنيم مي توانيم بگوييم كه يك سامانه مديريت محتويات ، سامانه اي است كه محتويات را مديريت مي كند.گرچه دقيقاْ اين عملكردي است كه از معناي ظاهري آن برداشت مي شود ولي همين موضوع باعث ايجاد سوء تفاهمات زيادي براي خريداران چنين سيستم هايي شده است.
مفهوم و نقش اين سامانه ها در تلقي و برداشت هايي كه به سادگي از نام آن صورت مي گيرد به اندازه اي آن را مبهم كرده است كه عرصه براي محصولات مختلفي كه هر يك خود را يك سيستم مديريت محتويات مي نامند باز شده است.
براي آنكه كاملاْ متوجه شويم كه كاري كه يك سامانه مديريت محتويات انجام مي دهد چيست.بايد ابتدا منظور خود را از "محتويات" تعريف كنيم و بدانيم از مديريتي كه اين نوع سامانه ها انجام مي دهند چه چيزي عايدمان مي شود و در نهايت اينكه برداشت ما از واژه سامانه چيست.
زماني كه محتوياتي را كه مي خواهيد مديريت كنيد بشناسيد مي توانيد از ميان هزاران محصول گزينه مورد نظر خود را پيدا كنيد و فريب تبليغات فروشندگان را نخوريد.
** بخش اول
محتویات چیست؟
محتويات در اصل هر واحد از اطلاعاتي است كه به صورت ديجيتال عرضه شود كه مي تواند متن،عكس، گرافيك،فيلم ، صوت، سند يا هر چيز مشابه ديگري باشد.به عبارت ديگر هر چيزي كه به صورت الكترونيكي قابل مديريت باشد.
مدیریت محتویات چیست؟
مديريت محتويات در واقع مديريت مؤثر محتوياتي است كه در بالا توضيح داده شد كه در واقع با تكيه بر قوانين، پردازش ها و يا روند ها و پروسه هاي كاري صورت بگيرد و در نهايت انباره الكترونيكي محتويات كاملاْ مديريت شده به نظر برسد.
سامانه مديريت محتويات چيست؟
سامانه يا سيستم به تنهايي مي تواند به عنوان ابزار يا مجموعه اي از ابزار ها تعريف شود كه به صورت مؤثر و كارآمد بر مبناي مديريت اجزا ، توليد خروجي مورد نظر را تسهيل مي كند.
با تركيب سه مورد بالا مي توانيم بگوييم :
سامانه مديريت محتويات ابزاري است كه قابليت ايجاد ، ويرايش ، مديريت و در نهايت ارسال و انتشار (publish) محتويات را در ساختار هاي مختلف (مانند متن،عكس، گرافيك،فيلم ، صوت، سند و ...) براي گروه هاي مختلف متخصص و غير متخصص فراهم مي كند، بطوريكه محتويات الكترونيكي تحت فشار مجموعه اي از قوانين، پردازش ها و پروسه هاي كاري اعتبار و ساختاري منسجم پيدا كنند.
سامانه مديريت محتويات عموماْ از دو عنصر تشكيل شده است :
* ابتدا نرم افزار مديريت محتويات (CMA)
* سپس نرم افزار تحويل محتويات (CDA)
نرم افزار مديريت محتويات (CMA) به سامانه يا به نويسنده اي كه HTML نمي داند اين اجازه را مي دهد تا محتويات را بدون داشتن تخصص در طراحي سايت ، ايجاد ، اصلاح ، يا حذف كند و نرم افزار تحويل محتويات (CDA) ، اين داده ها را ترجمه و تبديل مي كند و از آنها براي به روز رساني سايت استفاده مي كند.
قابليت هايي كه توسط سامانه هاي مديريت محتويات ارائه مي شوند مختلف اند، اما اكثر آنها قابليت هاي انتشار - بر مبناي صفحه كنترل مبتني بر وب (Web-based publishing ) - ، مديريت ساختار، كنترل بر تجديد نظر ، فهرست سازي ،جستجو و بازيابي را شامل مي شوند.
قابليت ارسال تحت وب به افراد اين اجازه را مي دهد تا از الگو ها يا مجموعه اي از الگو هاي مورد توافق سازمان مانند دستيار ها (Wizards) و ديگر ابزارها براي ايجاد يا اصلاح محتويات استفاده كنند.
قابليت مديريت ساختار اين اجازه را مي دهد تا اسناد الكترونيكي و اسناد كاغذي اسكن شده بتوانند ساختار HTML يا اسناد قابل انتقال (PDF) را به خود بگيرند.
قابليت كنترل بر تجديد نظر اين امكان را براي محتويات ايجاد مي كند تا با جديدترين ويرايش به روز رساني يا جايگزين ويرايش قبلي شوند. همچين اين قابليت مي تواند تغييراتي را نيز كه تا به حال بر روي محتويات صورت گرفته رديابي كند.
قابليت هاي ديگر فهرست سازي ،جستجو و بازيابي هستند. يك سامانه مديريت محتويات تمامي داده ها را در سازمان فهرست مي كند.سپس افراد مي توانند براي جستجوي موضوع مورد نظر خود از كليد واژه ها استفاده كنند و سامانه مديريت محتويات مي تواند محتويات فهرست شده را بازيابي كند.
يك سامانه مديريت محتويات همچنين ممكن است ابزار هايي را براي بازاريابي يك به يك (One-to-one Marketing) فراهم كند. اين روش بازاريابي قابليتي است كه به وسيله آن سايت مي تواند محتويات و تبليغات خاص هر كاربر را به وي ارائه دهد اين كار با توجه به اطلاعات در يافتي از كاربران در زمان عضويت صورت مي گيرد.همچنين اين اطلاعات با توجه به رفتار كاربر بر روي سايت و الگوي استفاده وي از صفحات و امكانات سايت قابل جمع آوري خواهد بود.
قبل از سرمايه گذاري سازمان بر روي يك سامانه مديريت محتويات دو عامل بايد مورد توجه قرار گيرد.اندازه و پراكندگي سازمان .مخصوصاْ زماني كه واحد هاي سازمان در كشور هاي مختلف گسترده اند اين موضوع بسيار حائز اهميت است.براي اين سازمان ها انتقال به روي پورتال سخت تر است. ثانياْ تنوع و گوناگوني ساختار هاي داده مورد استفاده در سازمان بايد مورد توجه قرار بگيرد.اگر گوناگوني اسناد سازمان زياد باشد و به طور مثال انواع گوناگوني از گرافيك، عكس، صوت و متن را شامل شود مديريت محتويات مشكل تر خواهد بود.
چرا شما يك CMS لازم داريد ؟
اگر سايت شما هر چند وقت يكبار (مثلا هر دو هفته) به روز ميشود ميتوانيد بجاي اينكه هر بار به يك شركت طراحي وب مراجعه كنيد ، خودتان با نصب يكي از اين برنامه هاي مديريت محتوا ، تغييراتتان را روي سايت اعمال كنيد .
اگر شما سايت خود را اصلا بروز نميكنيد ، بايد كم كم به فكر بيافتيد ، چون بيننده هاي شما وقتي هميشه با يك صفحه هميشگي روبرو شوند كم كم شما را فراموش ميكنند ، چون چيز جديدي براي عرضه نداريد .
يك CMS چه امكاناتي دارد ؟
طيف وسيعي از امكانات . اكثر CMS ها در ورژن هاي مختلف و با قابليت هاي مختلف به بازار عرضه ميشوند . البته قابليت بروز كردن اطلاعات در همه مشترك است اما قابليت هاي ويژه ديگري دارند كه با قيمت هاي مختلف بشما پيشنهاد ميدهند . از جمله:
1- مديريت اطلاعات فرستاده شده توسط كاربران و تاييد اطلاعات
2- چند زبانه بودن
3- ايجاد نقشه سايت دايناميك
4- امكان ايجاد تجارت الكترونيك يا فروشگاه مجازي
5- ايجاد فرم براي دريافت اطلاعات كاربران
6- بهينه سازي تصاوير آپلود شده
7- ايجاد و بروز كردن متا تگ ها
8- امكان جستجو در مطالب سايت
9- امنيت بيشتر
10- گزارش آمار بازديد از صفحات
11- و ....
استفاده از CMS بجاي روش قديمي صفحات ثابت از لحاظ تجاري و اقتصادي مزاياي بسيار زيادي دارد از جمله:
صرفهجويي در زمان براي ايجاد و بروزرساني صفحات وب
سازگاري و استحكام بيشتر
راهبري (navigation) پيشرفته
انعطافپذيري بيشتر
كنترل نامتمركز سايت
امنيت بالاتر وبسايت
كاهش ورود اطلاعات تكراري
كاهش چشمگير هزينههاي نگهداري
در زير برخي قابليتهايي كه براي يك CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصميم نهايي براي استفاده از آن بايد در نظر گرفته شود آمده است:
چه سرويس ها و خدماتي ارائه ميكند. مثلا براي تهيه backup مرتب از مطالب.
محدوديتهاي سختافزاري و شبكه.
سيستمهاي عاملي كه CMS با آنها سازگار است.
از چه web-server هايي پشتيباني ميكند؟
CMS از چه مرورگرهايي پشتيباني ميكند؟
امكان ورود و خروج اطلاعات از سيستم به برنامه ديگر چگونه است؟
راهنما و document هاي ارائه شده چقدر نياز شما را براي تماس با بخش پشتيباني كاهش ميدهد؟
آبا شركت پشتيباني 24 ساعته و موثر براي مشكلات احتمالي دارد؟
آيا قابليت جستجوي مطالب براي بازديدكننده وجود دارد؟
چه مهارتهايي براي operator الزامي است تا بتواند سايت را مديريت كند؟
آيا امكان گسترش قابليتهاي نرمافزار وجود دارد؟
چه تضميني براي امنيت مطالب شما روي سايت ارائه ميشود؟
آيا نرمافزار كاملا تحت وب است و قابليت كنترل غير متمركز را دارد؟
امكان تغيير واسط كاربري با طرح گرافيكي به راحتي وجود دارد؟
آيا امكان ثبت سوابق وب دارد؟
چرا انواع مختلفي از سامانه هاي مديريت محتويات موجود است؟
اگر هر ذره اي از اطلاعات كه به صورت ديجيتال در سازمان ذخيره شده باشد را بتوان محتويات ناميد ، آنگاه هر نرم افزاري مانند"ابزار هاي مديريت دارايي" مي تواند يك سامانه مديريت محتويات ناميده شود. درست همانطور كه يك "سامانه مديريت اسناد" مي تواند سامانه مديريت محتويات باشد ، و يا همينطور ابزار هاي مديريت محتويات وب نيز يك CMS خواهند بود.
متاسفانه هر فروشنده اي مديريت محتويات را از زاويه محصول خود مي بيند، اين موضوع را به همراه اين واقعيت در نظر داشته باشيد كه در آنچه كه از آن به عنوان "مديريت محتويات سازمان" نام برده مي شود، راه حل ها نبايستي تنها براي مديريت يك نوع از محتويات تعبيه شده باشند. بنابر اين، اين محصولات تنها از محتويات در يك قالب مثل دارايي هاي الكترونيكي ،اسناد، مديريت محتويات وب و ... نگهداري مي كنند.
حال اگر فروشندگاني كه دامنه مديريت محتويات را در محصولاتشان بيشتر كرده اند و چند نوع مختلف از محتويات را پشتيباني مي كنند را نيز به اين معادله بيافزاييم، (كه البته در حقيقت اين كار را هم درست انجام نمي دهند وحتي آب را بيشتر گل آلود مي كنند)، آنگاه احتمالاْ خودتان را به خاطر انواع سوء تفاهماتي كه درگير آن بوديد سرزنش نمي كنيد.
CMS هاي اطلاعاتي:
اين سيستم ها معمولا كار طراحي صفحات سايت را انجام نميدهند . بلكه كارشان مديريت اطلاعات يك سايت است . امكاناتي كه اين سيستم ها دارند تقريبا بشرح زير است :
1- امكان فرستادن اطلاعات به سايت توسط چند كاربر
2- آرشيو بندي اتوماتيك اطلاعات بر اساس تاريخ و موضوع
3- ايجاد امكان جستجو در اطلاعات قبلي
4- ايجاد لينك دائم براي هر مطلب و متا تگ براي آن
5- و امكانات جانبي ديگر مثلا ايجاد يك صفحه بعنوان لينكستان و ...
** بخش دوم :
در اين بخش به جزئيات و ويژگي هاي مهم و كليدي سيستم هاي مديريت محتوا ميپردازيم. اين ملزمات به 5 شاخه کلی تقسیم بندی شده اند كه به شرح تفصیلی آنها می پردازیم:
1- ایجاد محتوا
2- مدیریت محتوا
3- انتشار
4- نمایش
5- قرارداد و داد و ستد
1- ایجاد محتوا: قابلیتی است که مؤلفین آثار (نویسندگان محتوا) برای استفاده از CMS به آن نیازمندند.
ملزومات این بخش عبارتند از:
محیط تألیف یکپارچه
سیستم مدیریت محتوا باید محیط قدرتمند و یکپارچه ای را برای مؤلفین آثار فراهم آورد. بدین ترتیب مؤلفین می توانند از امکانات گسترده جهت ایجاد محتوا در CMS استفاده نمایند.
جداسازی محتوا و محیط نمایش آن
ایجاد فرمت های مختلف نشر بدون جداسازی محتوا و محیط نمایش آن امکان پذیر نمی باشد. تألیف باید بر مبنای شیوه ها به گونه ای بوده که قالب نوشته ها در هنگام انتشار بر روی محتوا پیاده سازی گردد.
تألیف چند کاربری (Multi-user)
CMS شمال چندین مؤلف می باشد. امکاناتی نظیر قفل رکورد ها (Record Locking) موجب پیشگیری از برخورد و تداخل تغییرات در محتوا بهنگام ویرایش محتوا می گردد.
تک منبع کردن (استفاده مجدد از محتوا)
یک صفحه و یا حتی یک پاراگراف ممکن است بارها در متون مختلف استفاده شده و یا به گروه های مختلف کاربری نمایش داده شود.
این یکی از ملزومات نمایش محتوا در سکو های مختلف نظیر اینترانت و اینترنت از یک منبع واحد می باشد.
ایجاد Metadata
قرار دادن Metadata (ایجاد کننده، موضوع، کلمات کلیدی و ...) بهنگام مدیریت یک منبع اطلاعات بزرگ امری حیاتی است.
لینک سازی قدرتمند
مؤلفین لینک ها (پیوند های) متعددی را بین صفحات مختلف ایجاد می نمایند که این پیوند ها باید در برابر بازسازی و گسترش ساختار سیستم پایدار باشد.
تألیف غیر فنی
مؤلفین نباید برای ایجاد محتوا به دانستن HTML یا اطلاعات فنی نیاز داشته باشند.
استفاده آسان - راندمان بالا
یک CMS موفق، سیستمی است که ایجاد، سازماندهی و مدیریت محتوا در آن آسان باشد.
2- مدیریت محتوا: هسته اکثر سیستم های مدیریت محتوا یک انبار مرکزی اطلاعات است که توسط ابزار متعددی جهت ویرایش محتوا پشتیبانی می گردد.
ملزومات این بخش عبارتند از:
کنترل نسخه (Version) و آرشیو محتوا
کنترل اکید نسخه محتوا برای ایجاد اعتبار قانونی، تهیه نسخه های پشتیبانی و بازیافت اطلاعات الزامی است. رابطی ساده اما قدرمتند جهت ارائه چنین امکاناتی مورد نیاز می باشد.
بهبود جریان محتوا بین کاربران (Workflow)
ایجاد محتوای نامتمرکز وابستگی شدید به یک مدل قدرتمند "بهبود جریان انتقال محتوا از یک کاربر به کاربر دیگر" دارد که به راحتی سفارشی سازی شده و در برابر تغییرات درون سازمانی انعطاف پذیر باشد.
-- نیازهای مؤلفین خو را درک کنید، چراکه آنها هستند که عمده کارهای سخت را انجام می دهند.
امنیت
سطوح امنیتی مناسب و متعدد و بازرسی های دنباله دار (فرآیندهای قابل پیگیری بعد از انتشار یا ایجاد تغییرات) جهت حفاظت از یکپارچگی محتوا مورد نیاز است.
قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یک سیستم مدیریت محتوا عموماً تنها یکی از سیستم هایی است که جهت نمایش اطلاعات بر روی اینترانت یا سایت اینترنتی استفاده می گردد.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی تنها زمانی می تواند موفق باشد که قابلیت یکپارچه سازی کامل و شفاف با دیگر سیستم های سازمانی را داشته باشد.
مکانیزم های حصول این شرایط بطور شفاف مستند سازی شده و بر پایه استاندارد های معتبر صنعت بنا نهاده شده باشد.
گزارشگیری
یک CMS باید گستره وسیعی از گزارش ها را برای مدیران و کاربران ارائه نماید. در حالت ایده آل یک سیستم مدیریت محتوا باید کلیه وقایع را به محض وقوع گزارش دهد.
-- یک CMS با گسترش سازمانی در صورت عدم اطلاع و دخالت کلیه سهامداران از ابتدای امر حتماً متوقف خواهد شد.
3 و 4 - انتشار و نمایش: موتور نشر CMS، محتوای ذخیره شده در انبار مرکزی اطلاعات را بازیابی کرده و صفحات نهایی را جهت نمایش تولید می نماید.
ملزومات این بخشها عبارتند از:
Stylesheets یا صفحات قالب بندی
ظاهر نمایش توسط صفحات قالب بندی کنترل می گردد. استفاده از این نوع صفحات قابلیت توسعه و انعطاف پذیری ایجاد می نماید.
قالب صفحات
آرایش کلی صفحات از طریق قالب ها تعیین می گردد. بطور ایده آل یک رابط غیر فنی برای طراحی و مدیریت قالب ها باید ایجاد شود.
توسعه پذیری
درج "ریزکدها" (Snippets) یا معادل آنها جهت ایجاد کارکرد های اضافی باید کار ساده ای باشد. CMS باید فرآیند "بهبود پیوسته" (Continual Improvement) را در طراحی رابط ها پشتیبانی کند.
پشتیبانی از فرمت های متعدد
CMS باید محتوا را به فرمت های متعدد نظیر HTML، نسخه چاپی، PDF و WAP (فرمت پشتیبانی شده توسط دستگاه هایی نظیر PDA و تلفن های همراه) منتشر کند و نیز قابلیت افزودن فرمت های جدید با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم را داشته باشد.
شخصی سازی
بسته به سطح دسترسی کاربران و یا Metadata محتوا، اطلاعات متفاوتی نمایش داده می شود. البته این بخش بیشتر در مورد پورتال های بزرگ سازگار است.
آمار استفاده
CMS باید آمار جامعی از مراجعات نظیر صفحات محبوب، مراجعات روزمره و استفاده از جستجو را جمع آوری نموده و نمایش دهد.
این اطلاعات میزان موفقیت سایت را مشخص نموده و موضوعات و چگونگی استفاده از سایت را شناسایی می نماید.
قابلیت دسترسی
CMS باید از استانداردهایی نظیر WAI مخفف W3C Web Accessibility Initiative پیروی کند.
پشتیبانی مرورگرها
صفحات باید بطور صحیح در تمامی مرورگرهای وب نظیر Internet Explorer, Firefox, Netscape, Opera و ... نمایش داده شوند.
نیز باید مشخص شود که CMS با کدام نسخه های مرورگرها سازگاری کامل دارد.
کارکرد محدود (سمت کاربر)
ممکن است بخواهید تکنولوژی های سمت کاربر نظیر Java, JavaScript, Flash و غیره را که برای نمایش سایت مورد نیاز هستند را محدود کنید. توجه این امر در مورد یک سایت نسبت به یک ایرنترانت از اهمیت بالاتری برخوردار است.
سرعت
حجم صفحه باید طوری تنظیم شود که زمان بارگذاری آن برای کاربر قابل قبول باشد، به عبارتی زمان انتظار طوری باشد که کاربر خسته نشود.
HTML معتبر
کلیه صفحات باید با جدیدترین مشخصات و استاندارد های HTML سازگاری داشته باشند. این امر موجب می گردد تا بیشترین سازگاری نمایش در بین مرورگرهای وب حاصل گردد.
ناوبری مؤثر
CMS باید شرایط پایدار و فراگیر جهت ناوبری آسان سیستم برای کاربران فراهم آورد.
داده های نمادین (Metadata)
کلیه صفحات باید جهت جستجو و فهرست سازی مؤثر دارای Metadata کافی باشند. درج Metadata نیز باید بر پایه استاندارد هایی نظیر Dublin Core صورت پذیرد.
نکته: علاوه بر هزینه مالی، بهای یک CMS شامل تواناییها و منابع نیروی انسانی و زمان مورد نیاز در سازمان شما می باشد.
5- قرارداد و داد و ستد: ملزومات مدیریت پروژه و داد و ستد نیز باید توسط CMS برآورده شوند.
ملزومات کلیدی این بخش عباتند از:
آموزش
فروشنده باید لیستی از کلیه آموزش های موجود و خدمات آموزشی خود در خصوص CMS را ارائه کند.
مستندات
CMS باید مستندات کامل در سطوح کاربران، مدیران و توسعه گران داشته باشد.
ضمانت
فروشنده باید خدمات دوره ضمانت را پس از فروش CMS به مشتریان ارائه نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
توافقنامه های نگهداری
فروشنده باید شرح برنامه های پشتیبانی شامل سطوح نگهداری و فرآیندهای ارتقاء سیستم را مشخص نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
منابع مورد نیاز
کلیه منابع از قبیل سخت افزار، نرم افزار و سیستم عامل مورد نیاز CMS باید ذکر شوند.
تواناییهای مورد نیاز
فهرستی از تواناییها و اطلاعاتی که درون سازمان شما نیاز است تا بتوان CMS مورد نظر را نگهداری و سفارشی سازی کرد نیز باید ذکر شوند.
هزینه ها
هزینه های مربوطه نظیر هزینه های ثابت CMS و نیز هزینه های متغیر به ازای هر کاربر (per-seat) باید ذکر شود. گزینه آخر بیشتر شامل سازمان های بزرگ می شود.
مقیاس پذیری
سطوح بارگذاری (حداکثر بارگذاری، حداکثر ترافیک سیستم و حداکثر تعداد کاربر در آن واحد) که توسط CMS قابل پشتیبانی بوده و نیز سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت افزایش کارکرد سیستم باید ذکر شوند.
محدودیت های فناوری اطلاعات (IT)
سخت افزار و نرم افزار اساسی که CMS بدون وجود آنها فعالیت نمی کند نظیر سیستم عامل ها، بانک های اطلاعاتی یا سرورهای بخصوص مشخص شوند.
سایت های مرجع:
فروشنده باید فهرست تعدادی از سایت های مرجع که CMS در آنها با موفقیت نصب و راه اندازی شده است را ارائه نماید. این سایت ها باید با خصوصیات سازمان شما مطابقت داشته باشند.
در واقع طراح اوليه سايت يكبار سيستم CMS را طراحي ميكند و تعدادي قالب آماده براي صفحات طراحي كرده و آن را روي سايت شما نصب ميكند .و حال شما براحتي ميتوانيد صفحات ديگري را به آن كم يا اضافه يا ويرايش كنيد .
اگر بخواهيم ساده صحبت كنيم مي توانيم بگوييم كه يك سامانه مديريت محتويات ، سامانه اي است كه محتويات را مديريت مي كند.گرچه دقيقاْ اين عملكردي است كه از معناي ظاهري آن برداشت مي شود ولي همين موضوع باعث ايجاد سوء تفاهمات زيادي براي خريداران چنين سيستم هايي شده است.
مفهوم و نقش اين سامانه ها در تلقي و برداشت هايي كه به سادگي از نام آن صورت مي گيرد به اندازه اي آن را مبهم كرده است كه عرصه براي محصولات مختلفي كه هر يك خود را يك سيستم مديريت محتويات مي نامند باز شده است.
براي آنكه كاملاْ متوجه شويم كه كاري كه يك سامانه مديريت محتويات انجام مي دهد چيست.بايد ابتدا منظور خود را از "محتويات" تعريف كنيم و بدانيم از مديريتي كه اين نوع سامانه ها انجام مي دهند چه چيزي عايدمان مي شود و در نهايت اينكه برداشت ما از واژه سامانه چيست.
زماني كه محتوياتي را كه مي خواهيد مديريت كنيد بشناسيد مي توانيد از ميان هزاران محصول گزينه مورد نظر خود را پيدا كنيد و فريب تبليغات فروشندگان را نخوريد.
** بخش اول
محتویات چیست؟
محتويات در اصل هر واحد از اطلاعاتي است كه به صورت ديجيتال عرضه شود كه مي تواند متن،عكس، گرافيك،فيلم ، صوت، سند يا هر چيز مشابه ديگري باشد.به عبارت ديگر هر چيزي كه به صورت الكترونيكي قابل مديريت باشد.
مدیریت محتویات چیست؟
مديريت محتويات در واقع مديريت مؤثر محتوياتي است كه در بالا توضيح داده شد كه در واقع با تكيه بر قوانين، پردازش ها و يا روند ها و پروسه هاي كاري صورت بگيرد و در نهايت انباره الكترونيكي محتويات كاملاْ مديريت شده به نظر برسد.
سامانه مديريت محتويات چيست؟
سامانه يا سيستم به تنهايي مي تواند به عنوان ابزار يا مجموعه اي از ابزار ها تعريف شود كه به صورت مؤثر و كارآمد بر مبناي مديريت اجزا ، توليد خروجي مورد نظر را تسهيل مي كند.
با تركيب سه مورد بالا مي توانيم بگوييم :
سامانه مديريت محتويات ابزاري است كه قابليت ايجاد ، ويرايش ، مديريت و در نهايت ارسال و انتشار (publish) محتويات را در ساختار هاي مختلف (مانند متن،عكس، گرافيك،فيلم ، صوت، سند و ...) براي گروه هاي مختلف متخصص و غير متخصص فراهم مي كند، بطوريكه محتويات الكترونيكي تحت فشار مجموعه اي از قوانين، پردازش ها و پروسه هاي كاري اعتبار و ساختاري منسجم پيدا كنند.
سامانه مديريت محتويات عموماْ از دو عنصر تشكيل شده است :
* ابتدا نرم افزار مديريت محتويات (CMA)
* سپس نرم افزار تحويل محتويات (CDA)
نرم افزار مديريت محتويات (CMA) به سامانه يا به نويسنده اي كه HTML نمي داند اين اجازه را مي دهد تا محتويات را بدون داشتن تخصص در طراحي سايت ، ايجاد ، اصلاح ، يا حذف كند و نرم افزار تحويل محتويات (CDA) ، اين داده ها را ترجمه و تبديل مي كند و از آنها براي به روز رساني سايت استفاده مي كند.
قابليت هايي كه توسط سامانه هاي مديريت محتويات ارائه مي شوند مختلف اند، اما اكثر آنها قابليت هاي انتشار - بر مبناي صفحه كنترل مبتني بر وب (Web-based publishing ) - ، مديريت ساختار، كنترل بر تجديد نظر ، فهرست سازي ،جستجو و بازيابي را شامل مي شوند.
قابليت ارسال تحت وب به افراد اين اجازه را مي دهد تا از الگو ها يا مجموعه اي از الگو هاي مورد توافق سازمان مانند دستيار ها (Wizards) و ديگر ابزارها براي ايجاد يا اصلاح محتويات استفاده كنند.
قابليت مديريت ساختار اين اجازه را مي دهد تا اسناد الكترونيكي و اسناد كاغذي اسكن شده بتوانند ساختار HTML يا اسناد قابل انتقال (PDF) را به خود بگيرند.
قابليت كنترل بر تجديد نظر اين امكان را براي محتويات ايجاد مي كند تا با جديدترين ويرايش به روز رساني يا جايگزين ويرايش قبلي شوند. همچين اين قابليت مي تواند تغييراتي را نيز كه تا به حال بر روي محتويات صورت گرفته رديابي كند.
قابليت هاي ديگر فهرست سازي ،جستجو و بازيابي هستند. يك سامانه مديريت محتويات تمامي داده ها را در سازمان فهرست مي كند.سپس افراد مي توانند براي جستجوي موضوع مورد نظر خود از كليد واژه ها استفاده كنند و سامانه مديريت محتويات مي تواند محتويات فهرست شده را بازيابي كند.
يك سامانه مديريت محتويات همچنين ممكن است ابزار هايي را براي بازاريابي يك به يك (One-to-one Marketing) فراهم كند. اين روش بازاريابي قابليتي است كه به وسيله آن سايت مي تواند محتويات و تبليغات خاص هر كاربر را به وي ارائه دهد اين كار با توجه به اطلاعات در يافتي از كاربران در زمان عضويت صورت مي گيرد.همچنين اين اطلاعات با توجه به رفتار كاربر بر روي سايت و الگوي استفاده وي از صفحات و امكانات سايت قابل جمع آوري خواهد بود.
قبل از سرمايه گذاري سازمان بر روي يك سامانه مديريت محتويات دو عامل بايد مورد توجه قرار گيرد.اندازه و پراكندگي سازمان .مخصوصاْ زماني كه واحد هاي سازمان در كشور هاي مختلف گسترده اند اين موضوع بسيار حائز اهميت است.براي اين سازمان ها انتقال به روي پورتال سخت تر است. ثانياْ تنوع و گوناگوني ساختار هاي داده مورد استفاده در سازمان بايد مورد توجه قرار بگيرد.اگر گوناگوني اسناد سازمان زياد باشد و به طور مثال انواع گوناگوني از گرافيك، عكس، صوت و متن را شامل شود مديريت محتويات مشكل تر خواهد بود.
چرا شما يك CMS لازم داريد ؟
اگر سايت شما هر چند وقت يكبار (مثلا هر دو هفته) به روز ميشود ميتوانيد بجاي اينكه هر بار به يك شركت طراحي وب مراجعه كنيد ، خودتان با نصب يكي از اين برنامه هاي مديريت محتوا ، تغييراتتان را روي سايت اعمال كنيد .
اگر شما سايت خود را اصلا بروز نميكنيد ، بايد كم كم به فكر بيافتيد ، چون بيننده هاي شما وقتي هميشه با يك صفحه هميشگي روبرو شوند كم كم شما را فراموش ميكنند ، چون چيز جديدي براي عرضه نداريد .
يك CMS چه امكاناتي دارد ؟
طيف وسيعي از امكانات . اكثر CMS ها در ورژن هاي مختلف و با قابليت هاي مختلف به بازار عرضه ميشوند . البته قابليت بروز كردن اطلاعات در همه مشترك است اما قابليت هاي ويژه ديگري دارند كه با قيمت هاي مختلف بشما پيشنهاد ميدهند . از جمله:
1- مديريت اطلاعات فرستاده شده توسط كاربران و تاييد اطلاعات
2- چند زبانه بودن
3- ايجاد نقشه سايت دايناميك
4- امكان ايجاد تجارت الكترونيك يا فروشگاه مجازي
5- ايجاد فرم براي دريافت اطلاعات كاربران
6- بهينه سازي تصاوير آپلود شده
7- ايجاد و بروز كردن متا تگ ها
8- امكان جستجو در مطالب سايت
9- امنيت بيشتر
10- گزارش آمار بازديد از صفحات
11- و ....
استفاده از CMS بجاي روش قديمي صفحات ثابت از لحاظ تجاري و اقتصادي مزاياي بسيار زيادي دارد از جمله:
صرفهجويي در زمان براي ايجاد و بروزرساني صفحات وب
سازگاري و استحكام بيشتر
راهبري (navigation) پيشرفته
انعطافپذيري بيشتر
كنترل نامتمركز سايت
امنيت بالاتر وبسايت
كاهش ورود اطلاعات تكراري
كاهش چشمگير هزينههاي نگهداري
در زير برخي قابليتهايي كه براي يك CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصميم نهايي براي استفاده از آن بايد در نظر گرفته شود آمده است:
چه سرويس ها و خدماتي ارائه ميكند. مثلا براي تهيه backup مرتب از مطالب.
محدوديتهاي سختافزاري و شبكه.
سيستمهاي عاملي كه CMS با آنها سازگار است.
از چه web-server هايي پشتيباني ميكند؟
CMS از چه مرورگرهايي پشتيباني ميكند؟
امكان ورود و خروج اطلاعات از سيستم به برنامه ديگر چگونه است؟
راهنما و document هاي ارائه شده چقدر نياز شما را براي تماس با بخش پشتيباني كاهش ميدهد؟
آبا شركت پشتيباني 24 ساعته و موثر براي مشكلات احتمالي دارد؟
آيا قابليت جستجوي مطالب براي بازديدكننده وجود دارد؟
چه مهارتهايي براي operator الزامي است تا بتواند سايت را مديريت كند؟
آيا امكان گسترش قابليتهاي نرمافزار وجود دارد؟
چه تضميني براي امنيت مطالب شما روي سايت ارائه ميشود؟
آيا نرمافزار كاملا تحت وب است و قابليت كنترل غير متمركز را دارد؟
امكان تغيير واسط كاربري با طرح گرافيكي به راحتي وجود دارد؟
آيا امكان ثبت سوابق وب دارد؟
چرا انواع مختلفي از سامانه هاي مديريت محتويات موجود است؟
اگر هر ذره اي از اطلاعات كه به صورت ديجيتال در سازمان ذخيره شده باشد را بتوان محتويات ناميد ، آنگاه هر نرم افزاري مانند"ابزار هاي مديريت دارايي" مي تواند يك سامانه مديريت محتويات ناميده شود. درست همانطور كه يك "سامانه مديريت اسناد" مي تواند سامانه مديريت محتويات باشد ، و يا همينطور ابزار هاي مديريت محتويات وب نيز يك CMS خواهند بود.
متاسفانه هر فروشنده اي مديريت محتويات را از زاويه محصول خود مي بيند، اين موضوع را به همراه اين واقعيت در نظر داشته باشيد كه در آنچه كه از آن به عنوان "مديريت محتويات سازمان" نام برده مي شود، راه حل ها نبايستي تنها براي مديريت يك نوع از محتويات تعبيه شده باشند. بنابر اين، اين محصولات تنها از محتويات در يك قالب مثل دارايي هاي الكترونيكي ،اسناد، مديريت محتويات وب و ... نگهداري مي كنند.
حال اگر فروشندگاني كه دامنه مديريت محتويات را در محصولاتشان بيشتر كرده اند و چند نوع مختلف از محتويات را پشتيباني مي كنند را نيز به اين معادله بيافزاييم، (كه البته در حقيقت اين كار را هم درست انجام نمي دهند وحتي آب را بيشتر گل آلود مي كنند)، آنگاه احتمالاْ خودتان را به خاطر انواع سوء تفاهماتي كه درگير آن بوديد سرزنش نمي كنيد.
CMS هاي اطلاعاتي:
اين سيستم ها معمولا كار طراحي صفحات سايت را انجام نميدهند . بلكه كارشان مديريت اطلاعات يك سايت است . امكاناتي كه اين سيستم ها دارند تقريبا بشرح زير است :
1- امكان فرستادن اطلاعات به سايت توسط چند كاربر
2- آرشيو بندي اتوماتيك اطلاعات بر اساس تاريخ و موضوع
3- ايجاد امكان جستجو در اطلاعات قبلي
4- ايجاد لينك دائم براي هر مطلب و متا تگ براي آن
5- و امكانات جانبي ديگر مثلا ايجاد يك صفحه بعنوان لينكستان و ...
** بخش دوم :
در اين بخش به جزئيات و ويژگي هاي مهم و كليدي سيستم هاي مديريت محتوا ميپردازيم. اين ملزمات به 5 شاخه کلی تقسیم بندی شده اند كه به شرح تفصیلی آنها می پردازیم:
1- ایجاد محتوا
2- مدیریت محتوا
3- انتشار
4- نمایش
5- قرارداد و داد و ستد
1- ایجاد محتوا: قابلیتی است که مؤلفین آثار (نویسندگان محتوا) برای استفاده از CMS به آن نیازمندند.
ملزومات این بخش عبارتند از:
محیط تألیف یکپارچه
سیستم مدیریت محتوا باید محیط قدرتمند و یکپارچه ای را برای مؤلفین آثار فراهم آورد. بدین ترتیب مؤلفین می توانند از امکانات گسترده جهت ایجاد محتوا در CMS استفاده نمایند.
جداسازی محتوا و محیط نمایش آن
ایجاد فرمت های مختلف نشر بدون جداسازی محتوا و محیط نمایش آن امکان پذیر نمی باشد. تألیف باید بر مبنای شیوه ها به گونه ای بوده که قالب نوشته ها در هنگام انتشار بر روی محتوا پیاده سازی گردد.
تألیف چند کاربری (Multi-user)
CMS شمال چندین مؤلف می باشد. امکاناتی نظیر قفل رکورد ها (Record Locking) موجب پیشگیری از برخورد و تداخل تغییرات در محتوا بهنگام ویرایش محتوا می گردد.
تک منبع کردن (استفاده مجدد از محتوا)
یک صفحه و یا حتی یک پاراگراف ممکن است بارها در متون مختلف استفاده شده و یا به گروه های مختلف کاربری نمایش داده شود.
این یکی از ملزومات نمایش محتوا در سکو های مختلف نظیر اینترانت و اینترنت از یک منبع واحد می باشد.
ایجاد Metadata
قرار دادن Metadata (ایجاد کننده، موضوع، کلمات کلیدی و ...) بهنگام مدیریت یک منبع اطلاعات بزرگ امری حیاتی است.
لینک سازی قدرتمند
مؤلفین لینک ها (پیوند های) متعددی را بین صفحات مختلف ایجاد می نمایند که این پیوند ها باید در برابر بازسازی و گسترش ساختار سیستم پایدار باشد.
تألیف غیر فنی
مؤلفین نباید برای ایجاد محتوا به دانستن HTML یا اطلاعات فنی نیاز داشته باشند.
استفاده آسان - راندمان بالا
یک CMS موفق، سیستمی است که ایجاد، سازماندهی و مدیریت محتوا در آن آسان باشد.
2- مدیریت محتوا: هسته اکثر سیستم های مدیریت محتوا یک انبار مرکزی اطلاعات است که توسط ابزار متعددی جهت ویرایش محتوا پشتیبانی می گردد.
ملزومات این بخش عبارتند از:
کنترل نسخه (Version) و آرشیو محتوا
کنترل اکید نسخه محتوا برای ایجاد اعتبار قانونی، تهیه نسخه های پشتیبانی و بازیافت اطلاعات الزامی است. رابطی ساده اما قدرمتند جهت ارائه چنین امکاناتی مورد نیاز می باشد.
بهبود جریان محتوا بین کاربران (Workflow)
ایجاد محتوای نامتمرکز وابستگی شدید به یک مدل قدرتمند "بهبود جریان انتقال محتوا از یک کاربر به کاربر دیگر" دارد که به راحتی سفارشی سازی شده و در برابر تغییرات درون سازمانی انعطاف پذیر باشد.
-- نیازهای مؤلفین خو را درک کنید، چراکه آنها هستند که عمده کارهای سخت را انجام می دهند.
امنیت
سطوح امنیتی مناسب و متعدد و بازرسی های دنباله دار (فرآیندهای قابل پیگیری بعد از انتشار یا ایجاد تغییرات) جهت حفاظت از یکپارچگی محتوا مورد نیاز است.
قابلیت یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
یک سیستم مدیریت محتوا عموماً تنها یکی از سیستم هایی است که جهت نمایش اطلاعات بر روی اینترانت یا سایت اینترنتی استفاده می گردد.
یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی تنها زمانی می تواند موفق باشد که قابلیت یکپارچه سازی کامل و شفاف با دیگر سیستم های سازمانی را داشته باشد.
مکانیزم های حصول این شرایط بطور شفاف مستند سازی شده و بر پایه استاندارد های معتبر صنعت بنا نهاده شده باشد.
گزارشگیری
یک CMS باید گستره وسیعی از گزارش ها را برای مدیران و کاربران ارائه نماید. در حالت ایده آل یک سیستم مدیریت محتوا باید کلیه وقایع را به محض وقوع گزارش دهد.
-- یک CMS با گسترش سازمانی در صورت عدم اطلاع و دخالت کلیه سهامداران از ابتدای امر حتماً متوقف خواهد شد.
3 و 4 - انتشار و نمایش: موتور نشر CMS، محتوای ذخیره شده در انبار مرکزی اطلاعات را بازیابی کرده و صفحات نهایی را جهت نمایش تولید می نماید.
ملزومات این بخشها عبارتند از:
Stylesheets یا صفحات قالب بندی
ظاهر نمایش توسط صفحات قالب بندی کنترل می گردد. استفاده از این نوع صفحات قابلیت توسعه و انعطاف پذیری ایجاد می نماید.
قالب صفحات
آرایش کلی صفحات از طریق قالب ها تعیین می گردد. بطور ایده آل یک رابط غیر فنی برای طراحی و مدیریت قالب ها باید ایجاد شود.
توسعه پذیری
درج "ریزکدها" (Snippets) یا معادل آنها جهت ایجاد کارکرد های اضافی باید کار ساده ای باشد. CMS باید فرآیند "بهبود پیوسته" (Continual Improvement) را در طراحی رابط ها پشتیبانی کند.
پشتیبانی از فرمت های متعدد
CMS باید محتوا را به فرمت های متعدد نظیر HTML، نسخه چاپی، PDF و WAP (فرمت پشتیبانی شده توسط دستگاه هایی نظیر PDA و تلفن های همراه) منتشر کند و نیز قابلیت افزودن فرمت های جدید با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم را داشته باشد.
شخصی سازی
بسته به سطح دسترسی کاربران و یا Metadata محتوا، اطلاعات متفاوتی نمایش داده می شود. البته این بخش بیشتر در مورد پورتال های بزرگ سازگار است.
آمار استفاده
CMS باید آمار جامعی از مراجعات نظیر صفحات محبوب، مراجعات روزمره و استفاده از جستجو را جمع آوری نموده و نمایش دهد.
این اطلاعات میزان موفقیت سایت را مشخص نموده و موضوعات و چگونگی استفاده از سایت را شناسایی می نماید.
قابلیت دسترسی
CMS باید از استانداردهایی نظیر WAI مخفف W3C Web Accessibility Initiative پیروی کند.
پشتیبانی مرورگرها
صفحات باید بطور صحیح در تمامی مرورگرهای وب نظیر Internet Explorer, Firefox, Netscape, Opera و ... نمایش داده شوند.
نیز باید مشخص شود که CMS با کدام نسخه های مرورگرها سازگاری کامل دارد.
کارکرد محدود (سمت کاربر)
ممکن است بخواهید تکنولوژی های سمت کاربر نظیر Java, JavaScript, Flash و غیره را که برای نمایش سایت مورد نیاز هستند را محدود کنید. توجه این امر در مورد یک سایت نسبت به یک ایرنترانت از اهمیت بالاتری برخوردار است.
سرعت
حجم صفحه باید طوری تنظیم شود که زمان بارگذاری آن برای کاربر قابل قبول باشد، به عبارتی زمان انتظار طوری باشد که کاربر خسته نشود.
HTML معتبر
کلیه صفحات باید با جدیدترین مشخصات و استاندارد های HTML سازگاری داشته باشند. این امر موجب می گردد تا بیشترین سازگاری نمایش در بین مرورگرهای وب حاصل گردد.
ناوبری مؤثر
CMS باید شرایط پایدار و فراگیر جهت ناوبری آسان سیستم برای کاربران فراهم آورد.
داده های نمادین (Metadata)
کلیه صفحات باید جهت جستجو و فهرست سازی مؤثر دارای Metadata کافی باشند. درج Metadata نیز باید بر پایه استاندارد هایی نظیر Dublin Core صورت پذیرد.
نکته: علاوه بر هزینه مالی، بهای یک CMS شامل تواناییها و منابع نیروی انسانی و زمان مورد نیاز در سازمان شما می باشد.
5- قرارداد و داد و ستد: ملزومات مدیریت پروژه و داد و ستد نیز باید توسط CMS برآورده شوند.
ملزومات کلیدی این بخش عباتند از:
آموزش
فروشنده باید لیستی از کلیه آموزش های موجود و خدمات آموزشی خود در خصوص CMS را ارائه کند.
مستندات
CMS باید مستندات کامل در سطوح کاربران، مدیران و توسعه گران داشته باشد.
ضمانت
فروشنده باید خدمات دوره ضمانت را پس از فروش CMS به مشتریان ارائه نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
توافقنامه های نگهداری
فروشنده باید شرح برنامه های پشتیبانی شامل سطوح نگهداری و فرآیندهای ارتقاء سیستم را مشخص نماید.
* چنین حالتی زمانی صادق است که کاربر مبلغی بابت خرید CMS پرداخت کرده باشد و شامل پروژه های Open Source و نرم افزارهای آزاد نمی شود.
منابع مورد نیاز
کلیه منابع از قبیل سخت افزار، نرم افزار و سیستم عامل مورد نیاز CMS باید ذکر شوند.
تواناییهای مورد نیاز
فهرستی از تواناییها و اطلاعاتی که درون سازمان شما نیاز است تا بتوان CMS مورد نظر را نگهداری و سفارشی سازی کرد نیز باید ذکر شوند.
هزینه ها
هزینه های مربوطه نظیر هزینه های ثابت CMS و نیز هزینه های متغیر به ازای هر کاربر (per-seat) باید ذکر شود. گزینه آخر بیشتر شامل سازمان های بزرگ می شود.
مقیاس پذیری
سطوح بارگذاری (حداکثر بارگذاری، حداکثر ترافیک سیستم و حداکثر تعداد کاربر در آن واحد) که توسط CMS قابل پشتیبانی بوده و نیز سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز جهت افزایش کارکرد سیستم باید ذکر شوند.
محدودیت های فناوری اطلاعات (IT)
سخت افزار و نرم افزار اساسی که CMS بدون وجود آنها فعالیت نمی کند نظیر سیستم عامل ها، بانک های اطلاعاتی یا سرورهای بخصوص مشخص شوند.
سایت های مرجع:
فروشنده باید فهرست تعدادی از سایت های مرجع که CMS در آنها با موفقیت نصب و راه اندازی شده است را ارائه نماید. این سایت ها باید با خصوصیات سازمان شما مطابقت داشته باشند.
منبع : http://datalifecms.ir
+ نوشته شده در چهارشنبه ۱۳۸۷/۰۲/۰۴ ساعت 9:36 توسط سید اسماعیل هاشمی
|
هدف این وبلاگ هدایت و راهنمایی دانشجویان فناوری اطلاعات و تلاش در جهت کم کردن و حل کردن مشکلات آنها می باشد شما می توانید مقالات و مطالب مرتبط با فناوری اطلاعات را به ایمیل ما بفرستید